FCM视角——降低差旅风险

白皮书 06 Apr 2017

过去两年发生的一系列突发事件吸引了公众的注意,比如巴黎、布鲁塞尔和伊斯坦布尔发生的恐怖袭击,以及日本、厄瓜多尔和缅甸遭受的地震灾害。这些事件对当地人、游客和差旅人员等各行各业的人都造成了影响。尽管如此,全球商务旅行协会(GBTA)开展的一项研究表明,2015年,全球差旅总支出创历史新高,达到1.25万亿美元,预计到2019年,这一数字将进一步提高5.8个百分点。

布鲁塞尔爆炸事件发生之后,GBTA还指出,28%的差旅人员声称企业没有制定相应的风险管理方案,或者不确定企业是否制订了风险管理方案。然而,关于安全出行的担忧并不总是指这些低概率的灾难性事件,更多时候是一些不会带来严重后果的风险,比如常见疾病、犯罪、交通事故和盗窃等。因此,企业必须制定强有力的差旅风险管理政策,以便企业在差旅人员遭遇危险处境时,为他们提供紧急援助。事实上,对差旅人员缺乏必要的援助,可能会使企业面临法律责任,甚至声誉受损,最终影响企业的利益。

为此,FCM Travel Solutions 东南亚地区总经理Bertrand Saillet将为我们分享一些有关差旅安全的建议,供企业在制定风险管理政策时进行参考,从而确保差旅人员的人身安全。

企业的差旅风险管理

无论出于社会因素,还是道德因素,对企业来说,行之有效的差旅管理都必不可少。在竞争日趋激烈的商业环境中,商务旅行逐渐兴起,因此,企业制定有关员工健康和安全的相关政策,以履行企业的责任,比以往任何时候都更为重要。此外,企业内部各部门之间的相互协作(如人力资源、法律、医疗、安保和采购部门)对制定全面、有效的风险管理方案非常重要,这有助于确保差旅人员的人身安全和舒适出行。

一旦意识到差旅风险管理的重要性,企业就必须明确如何制定风险管理方案,更重要的是,该如何执行这一方案。比如,企业现有的管理方案是否能涵盖差旅人员可能遭遇的所有风险?如果发生意外事件,是否有明确的风险管理政策可以同时保护差旅人员和雇主?

是否有其它外部组织参与该方案,从而为方案的顺利实施提供各方面的支持,比如差旅安排、医疗援助、住宿、交通等?员工是否能轻松获取方案中的相关信息?他们是否了解该方案对自己的影响?最后,作为监控差旅人员人身安全的附加措施,企业是否建立了相应的差旅系统,以追踪境外的差旅人员?企业在制定差旅风险管理方案时须仔细参考以上要点。

为差旅人员提供培训

许多企业都认为差旅人员在海外出差前和出差途中知道哪些是合规行为,哪些是违规行为,然而,事实并非如此。比如,一些员工可能自行安排差旅行程,殊不知差旅政策中已有相关规定。为此,企业需要对员工进行差旅政策的相关培训。此外,企业还可以就一般旅行风险、如何避免和减少医疗风险、特定国家出行前的准备、跨文化培训,以及出行前对目的地的风险评估等为差旅人员提供线上培训。

尽管对于还未制定差旅风险管理方案,并将其纳入员工管理的企业来说,这项任务繁重而乏味,但却显得日益重要。事实上,GBTA的一项最新调查最终显示,大多数差旅人员希望遵守公司的规章制度,也更愿意通过公司的首选渠道预订差旅行程,并确保差旅行为符合公司的差旅政策。因此,企业有责任确保差旅人员在海外出差时,尽可能地做好充分准备。

借助先进科技,发挥自身优势

无论我们身在何处,只要动动手指,就能获取最新的信息,这就是科技赋予我们的力量。如今,所有的企业无一例外都会外派差旅人员。并且,差旅人员越来越多地使用移动应用程序已经成为一大趋势,这有助于差旅人员及时获得有关行程的实时信息。

比如,离开机场坐上出租车时,差旅人员可以借助差旅管理移动应用程序,避开交通拥堵路段,确保顺利到达下一个目的地。企业如果使用FCM Travel Solutions的差旅应用程序,只要差旅人员在某个地点“签到”,企业就能知道员工的所在地点,这对于身处高风险地区的差旅人员而言至关重要。这样的应用程序还能提醒频繁外出的差旅人员下一段行程,并分享有关差旅目的地的实时信息。如果企业能采用类似的数字技术,将为差旅人员提供更愉快的差旅体验。

确保商务旅行更加安全

在当今时代,新型威胁不断出现,差旅人员也因此变得更加敏感。了解到这些风险后,差旅人员希望企业能采取必要的措施,确保他们的人身安全。因此,即使企业在确保员工的人身安全方面记录良好,现有的差旅管理政策也可能存在疏漏之处,对此,企业应防范于未然,以免在事故发生时措手不及。

在全球化的经济形势下,差旅活动在短期内不会减少,因此,企业必须制定强有力的差旅风险管理政策,在保护企业自身利益的同时也保护企业更重要的资产——企业的差旅人员。

如需对差旅风险管理策略进行深入探讨,请发送邮件至:echo.yan@cn.fcm.travel