克服变革之痛

变革之痛 Pain of Change
白皮书 18 Sep 2017

最大程度减少员工对新差旅政策的抵触情绪

无论是为了保障员工的健康和安全、规范企业的发票流程、还是为了保证企业的财产安全,亦或是推行现代化的信息技术和开展更高效的商务旅行活动,企业实施的新工作系统能否取得成功,与员工行为的转变密不可分。

在实施过程中,企业通常面临引进新技术或新管理流程的技术挑战,但与之相比,最大的障碍则是来自企业内部的阻力。

其中,首当其冲的是差旅新政。由于新的差旅政策不可避免地会影响员工个人的出行体验,因此尤其容易受到员工的消极抵触。虽然实施变革对企业而言势在必行,但往往与蒙受损失的差旅人员切身无关,对他们来说,变革意味着损失旅行积分和会员的身份变化,无法享受舒适的出行体验。

什么是变革管理?

来自美国的变革管理顾问Prosci做出了这样的解释:变革管理是企业帮助员工准备、接受和拥抱企业变革的管理流程,其目的是优化组织结构、提高组织效能。

实施变革管理须涵盖以下三个关键领域:

  • 行之有效的管理流程,以便项目团队对系统变革、流程变革和组织变革进行有效管理
  • 以身作则的领导团队,从而推动企业内部的变革
  • 极其出色的战略设计,以提高企业的变革能力和响应能力

 

差旅项目变革

为了使新的差旅项目平稳过渡,促进员工的行为进行转变,企业领导须要与员工进行前期沟通,详细阐述此次变革的目的,并明确告知违规行为将给企业带来的负面影响。

差旅项目变革通常涉及以下几个方面:

  • 制定并推行新的差旅政策
  • 采用新的技术
  • 实施新的预订和审批流程

要顺利开展上述工作,离不开企业内部和外部相关者的共同参与和积极行动。此外,企业还要实施有效的日常管理,最大程度减少员工的违规行为。

 

从消极抵触转变为自觉遵守

要最大程度减少来自企业内部的阻力,可以采取以下三个关键步骤

 

1. 设计变革方案

明确新实施的差旅项目所要达成的企业目标

请差旅管理公司的专业人士根据企业目标设计新的差旅政策。在设计变革方案时,企业须要明确差旅项目所要达成的首要目标,比如:节省差旅开支、提升预订流程的效率、简化成本核算,以及提高差旅支出的透明度。此外,企业还需要与差旅执行团队密切合作,以便预测变革后可能出现的问题,并制定相应的策略推动差旅项目变革。

 

2. 部署变革流程

与所有员工沟通即将实施的新差旅政策

与差旅管理公司的差旅专业执行团队密切合作,并采用最佳方式向员工介绍新的差旅政策,以使差旅变革顺利实施。事实上,企业没有就变革原因与员工进行充分沟通,是造成差旅人员消极抵触的常见原因。要消除差旅人员的抵触情绪,企业须要反复阐释新的差旅政策,并就新推行的预订系统和预订流程提供相关培训。除此之外,企业还可以采取以下措施:

  • 与差旅人员积极沟通,确定哪些员工因新政而蒙受积分的损失或旅行忠诚计划会员身份的变化
  • 充分利用差旅管理公司人员的专业资源,对因变革而蒙受损失的员工进行补偿,例如提供机场贵宾室服务或因预订更高舱位给予其它折让
  • 与遭受损失的差旅人员进行一对一沟通,详细阐述政策变革的必要性、实施新差旅政策的目的,以及公司为减少差旅人员的损失(包括会员身份/积分损失)而付出的努力

 

3. 实施变革方案

在企业内部宣传差旅政策合规性的重要意义

与差旅管理公司的专业人士密切合作,就如何跟踪企业目标提供相关的报告和评论。差旅专业人士可以为企业分析新差旅政策的不足之处,并提供有效的策略,以优化差旅政策,减少违规行为。企业还应向差旅人员持续报告差旅政策的合规率。此外,寻求企业关键人物对差旅变革的支持,有助于推动公司员工的行为转变,因此也是一种应对违规行为的有效对策。